Hace tres años empecé a interesarme por métodos de productividad para gestionar mi trabajo y, sobre todo mi tiempo. Entre muchas de las buenas cosas que me encontré, como blogs, páginas, artículos, etc, me topé con lo que cambió mi forma de afrontar y organizarme en mi trabajo y, en general mi vida personal; se trata del libro de David Allen Getting Things Done (Organízate con eficacia, en español). Ya hablaré de él más detenidamente en otro post. Ahora solo quería compartir un sistema muy eficaz que saqué de este libro, entre otros muchos consejos valiosos.

Me considero una persona muy digital. Intento aprovechar la tecnología para quitarme de en medio gran cantidad de papeles y, sobre todo, para tener mis documentos accesibles desde cualquier lugar y/o dispositivo. Esto está muy bien; pero siendo director de un colegio, y muy a mi pesar, todavía hay que estar manejando gran cantidad de papel y, no solo eso, sino también organizarlo. Esto para mí ha supuesto un verdadero reto ya que tiendo a ser bastante desorganizado. Es por ello que con esta serie de 3 post quiero enseñarte lo que hago para una mejor organización y manejo del papel, que tanto ha ayudado a mi productividad personal en mi trabajo.

La primera técnica de la que voy a hablar en este post es la de "Archivo de Seguimiento" (Tickler File) o las "43 carpetas"(extraída del libro de David Allen).

“Si hay algo que no vas a poder volver a recuperar es tu tiempo”

En el día a día del colegio llegan papeles a mi escritorio y generalmente los iba acumulando en una bandeja que tengo situada encima de la mesa. Los documentos que necesito archivar, como documentos que hay que darle entrada o documentos específicos que ya tengo una carpeta en concreto para guardar, son fáciles de archivar; cada uno a su carpeta o lugar correspondiente. Pero después llegan una gran cantidad de papeles que no quiero archivar pero que no necesito en este momento, aunque sí los necesitaré en un futuro (próximo o lejano). Estos son el tipo de documentos que suelo apilar en mi escritorio y que luego consumo una gran cantidad de tiempo valioso en volver a buscar cuando los necesito. Y desde luego, si hay algo que no vas a poder volver a recuperar es tu tiempo. Aquí es donde entra en juego el sistema de las 43 carpetas.

QUÉ ES

El Archivo de Seguimiento o 43 carpetas es un conjunto de 31 carpetas etiquetadas con los números del 1 al 31 (días del mes) y otras 12 con los meses del año, de enero a diciembre. El tipo de carpetas ideales para este tipo de archivo son las carpetas colgantes.

Se pueden organizar en un armario, cajón o mueble preparados para almacenar este tipo de carpetas, o bien puedes optar por algo más económico como unas estructuras que venden para poder colocarlas, como la que vemos en la imagen.

CÚAL ES SU FUNCIÓN

El propósito de este sistema es quitar de la vista todos los papeles que no necesitas en este momento pero que necesitarás más adelante (fuera de la vista, fuera de la mente). Es como darle al botón de snooze en el despertador. Nos lo recordaremos más adelante, justo cuando necesitemos hacer algo con esos documentos en cuestión. Simplemente tienes que colocarlos en la carpeta adecuada y aparecerán justo cuando los necesitas. Mientras tanto estarán fuera de tu vista y fuera de tu mente (y evidentemente no apilados en tu mesa).

Esto te permitirá tener el escritorio vacío de documentos y papeles innecesarios. Solo tendrás aquellos en los que tienes que trabajar en el momento.

Este sistema no es para remplazar tu sistema de archivo de documentos; es para documentos y archivos con los que tienes que hacer algo en un día en concreto y necesitas tener un recordatorio. Algunos ejemplos:

El orden del día de una convocatoria de una reunión a la que tienes que asistir la semana que viene.
Información, folletos, etc, que quieres llevar a una reunión de Claustro o CCP.
Información sobre una jornada de formación a la que quieres asistir dentro de dos meses.

CÓMO ORGANIZAR LAS 43 CARPETAS

Coloca las carpetas en el siguiente orden, de delante hacia atrás (imaginemos que hoy es 4 de enero):

Primero coloca la carpeta etiquetada con la fecha de mañana (día 5 en nuestro ejemplo).
Después pon las carpetas etiquetadas con los números de los restantes días del mes (del 6 al 31).
A continuación, la carpeta del mes siguiente (febrero).
Después las carpetas con los días que faltan (del 1 al 4).
Por último, las carpetas con el resto de meses (marzo-enero)

CÓMO USARLO

Cada mañana abre la carpeta del día (que será la primera al frente) y vacía su contenido en tu mesa. Esos serán tus "correos" para ese día.
Coloca la carpeta en la parte de atrás, de tal forma que represente el mismo día del siguiente mes (la carpeta "5" va detrás de la "4" pero ahora representa el mes de febrero).
El día 1 de cada mes haz lo mismo con las carpeta que representa el mes. Vacíala y colócala detrás para que sea el mismo mes pero del año siguiente.

ALGUNOS CONSEJOS

Crea un hábito de revisar la carpeta de cada día cada mañana nada más llegar a tu despacho. Puedes ponerte al principio un recordatorio en el móvil o donde te sea eficaz para que te salte más o menos a la hora que llegas (al principio es un poco difícil coger el hábito). Aunque la carpeta del día este vacía, coloca la carpeta en su lugar correspondiente a primera hora de la mañana; te ayudará a crear y mantener el hábito.
Antes de que te vayas a casa cada día, coge cada papel de tu mesa y colócalo en tu sistema de 43 carpetas (o donde tenga que ir) para que tu mesa esté despejada a la mañana siguiente.
Puedes usar este sistema para colocar en las carpetas recordatorios en papel, como por ejemplo escribir en un trozo de papel una llamada que tienes que hacer un día en específico, o recordarte un correo que tienes que escribir o contestar, etc,...
En la medida de lo posible mantén tu sistema de carpetas al alcance. Si cada vez que tienes que colocar algo tienes que levantarte, está poco accesible y te da pereza hacerlo, al final no conseguirás llevarlo a cabo y abandonarás el sistema.

Este es un sistema que personalmente me ha servido para mantener organizado mi despacho, junto con algunos otros truquillos. ¿Usas tú un método diferente? ¿Crees que este sistema te puede ayudar?

Por favor deja tu comentario para que todos nos podamos beneficiar de tu experiencia.